公文的简明性要求主要涉及以下几个方面:
开门见山,直陈其事
公文应直接阐明其主要内容和目的,不需要像文学作品那样进行铺垫或设置悬念。例如:“《实施意见》的出台,是落实省委省政府工作要求、营造‘政策最优、成本最低、服务最好、办事最快’环境的必然要求。”
使用规范化简称
对于非普遍知晓或仅在特定领域、特定人群中使用的简称,首次出现时应使用全称,之后可以使用简称。例如:“加州”是“加利福尼亚州”的简称,首次出现需用全称,“加利福尼亚州(下称加州)”。
多用陈述句和祈使句
公文应采用陈述句和祈使句,以增强语言的表意功能,使内容简洁明了。例如,在撰写报告或交代问题时使用陈述句,在布置任务或传达精神时使用祈使句。
避免冗余和繁琐
公文语言应简练,避免冗长和复杂的句子结构,确保信息传达清晰且高效。例如,公文应做到“情况确实,观点明确”,“文字精练”,“篇幅力求简短”。
保持正式和规范
公文用语需具备政治性、政策性、指导性和实用性,语言必须简明扼要,同时避免口语化、俚语化或非正式的表达,以维持公文的正式和规范性。
准确、清晰地表达意图
公文应客观、准确、简洁地表达其意图和内容,确保读者能够快速理解公文的核心信息。
注意版式和格式
公文的版式和格式也应简洁明了,例如使用标准的A4纸尺寸、规范的页边距和字体字号等,以提高公文的可读性和专业性。
综上所述,公文的简明性要求旨在提高工作效率,确保信息传达的准确性和清晰性,同时保持公文的正式和规范性。在撰写公文时,应注重语言的简练和直接,避免不必要的修饰和冗余,以达到高效、准确的信息传递目的。