办公室文员在开完会后需要整理以下几项内容:
会议记录
整理会议的时间、地点、人员以及议题研讨等会议过程的真实记录,形成会议纪要。
会议记录应详细记录会议的经过情形及结论,并提炼出会议结论、议定事项及待办清单。
会议签到表
保存会议签到表,记录应到人员的参会情况,反映参与会议研讨过程的相关人员。
议题材料
回收会议研讨过程中涉及的议题材料,避免泄密。
文字记录和摄像录音
如果有条件,可以兼顾摄像,使会议过程实现全方位记录和还原。会后立即建文件夹,导出录音、录像、照片后按“会议时间+会议主题”命名文件夹并存档。
其他相关文件
整理与会议相关的其他文件,如会议通知、议程、报告等。
清洁和整理办公室
清洁地面、台面、负责的设备、家具及门窗墙壁等处,保持办公室整洁美观。
设备检查
检查并确保会议期间使用的设备如灯光、空调、音响、投影等完好使用。
文件归档
将会议纪要及相关文件归档,以便日后查阅。
通过以上整理工作,可以确保会议的顺利进行和后续工作的便捷性。建议办公室文员在会后及时完成这些整理任务,以便尽快将会议成果传达给相关部门和人员。
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