招标人组织勘查现场的过程需要细致且周到，以确保所有潜在投标人的安全和踏勘的有效性。以下是招标人可以遵循的一些步骤：

确定踏勘时间和地点：

招标人应在招标文件中明确踏勘的时间和地点，并确保所有潜在投标人都收到这一信息，以便他们有时间安排参加。

集合潜在投标人：

在预定的时间和地点集合潜在投标人，并进行签到。对于未能按时到达的投标人，招标人应及时与其沟通并确认其到达时间。

现场勘查的准备工作：

招标人需要提前规划好勘查的路线，设置必要的标识和警示标志，确保沿途的安全。同时，应准备好所需的设备、工具和备品，如测量仪器、安全装备、记录工具等。

介绍项目情况：

在踏勘过程中，招标人应由项目负责人或专业技术人员详细介绍项目概况、计划、预期目标以及其他相关信息。对于潜在投标人的提问，招标人应给予清晰、全面的解答。

现场勘查的组织：

招标人应确保所有参加踏勘的人员了解踏勘的目的、内容和注意事项，并在踏勘过程中维持良好的秩序和安全。

解答疑问：

鼓励潜在投标人在踏勘过程中提出疑问，招标人应及时给予解答。这有助于潜在投标人更全面地了解项目情况，以便在投标过程中做出合理的决策。

记录和反馈：

招标人应安排专人负责记录踏勘过程中的重要信息，并在踏勘结束后整理成报告，供潜在投标人参考。同时，招标人也可以借此机会收集潜在投标人的反馈，以便进一步优化招标过程。

遵守法律规定：

招标人在组织现场踏勘时，应遵守《招标投标法》等相关法律法规，不得单独或分别组织任何一个投标人进行现场踏勘，确保所有潜在投标人在踏勘中的公平待遇。

通过以上步骤，招标人可以有效地组织现场踏勘，为潜在投标人提供充分的项目信息，帮助他们做出合理的投标决策，从而促进招标过程的公平和透明。